Support administratieve organisatie

De laatste jaren besteden bedrijven en instellingen in toenemende mate aandacht aan de kwaliteit van de administratieve processen en daarin opgenomen beheersingsmaatregelen. Vaak worden processen hierbij vastgelegd. Wij zijn van mening dat een dergelijke vastlegging geen doel op zich moet zijn, maar dat andere doelstellingen de aanleiding moeten zijn voor een dergelijke vastlegging. Sterker nog: De doelstelling moet bepalend zijn voor de inhoud van de vastlegging en de daarbij gekozen vastleggingstechniek.

Naast het verschaffen van inzicht in de administratieve processen kan een vastlegging van administratieve processen als basis dienen voor de analyse en evaluatie van de administratieve processen, zoals de analyse van:

• de effectiviteit van de informatievoorziening;

• de tijdigheid en doorstroomsnelheid;

• de administratief- organisatorische functie- en taakstructuur;

• de effectiviteit en doelmatigheid van de routing van het administratieve proces;

• de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de gegevensverwerking;

• de productiviteit van de administratieve processen;

• doublures en overbodige handelingen;

• de effectiviteit en doelmatigheid van de toegepaste hulpmiddelen.

• Et cetera.

Tevens moet in het kader van administratieve organisatie altijd aandacht worden besteed aan draagvlak in de organisatie. Dit betekent een grote betrokkenheid van het management in het AO-project en het opzetten van een adequate beheerorganisatie na afronding van het AO-project.

Voor het beschrijven en analyseren van processen zijn verschillende applicaties beschikbaar. Confidence heeft ondermeer ervaring met de applicaties BWise Builder en Protos.

Confidence is specialist op het gebied van beschrijven, analyse en verbeteren van administratieve organisatorische processen. Wij hanteren hierbij een op maat gesneden aanpak. Deze aanpak wordt gekenmerkt door een logische, projectmatige insteek, waarbij kwaliteit en tijdbesteding op een effectieve wijze wordt beheerst. Graag stemmen wij onze aanpak met u af.

Tijdelijke vervanging of aanvulling financieel personeel

Bij het verwacht of onverwacht uitvallen van administratief personeel (wegens bijvoorbeeld ziekte of zwangerschap), kunnen voor directies vaak ongewenste situaties ontstaan. Deze situaties kunnen betrekking hebben op het ontstaan van administratieve achterstanden, het wegvallen van de leiding aan ander administratief personeel, het gevaar lopen van belangrijke projecten, de stagnatie van financiële sturingsinformatie.

Daarnaast kan het voorkomen dat uw organisatie zelf de financiële administratie goed heeft georganiseerd en ook de mensen beschikbaar heeft voor de uitvoering van de dagelijkse routine, maar niet de capaciteiten in huis heeft om alle voorkomende problemen op te lossen. Een externe controller kan hierbij als sparringspartner optreden voor de directie en een vraagbaak vormen voor het administratieve personeel.

Confidence biedt graag tijdelijke of vervangende ondersteuning. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om de volgende functies van controller, assistent-controller, hoofd administratie, medewerker administratieve organisatie, et cetera.

Support werkzaamheden management terzake van de Sarbanes Oxley Act

Veel ondernemingen moeten voldoen aan de jurisdictie van de SEC of hebben te maken met maatschappelijke partijen die steeds meer transparantie verwachten. De invoering van Sarbanes Oxley heeft vérstrekkende gevolgen voor ondernemingen met een beursnotering in de US, en voor Amerikaanse dochtermaatschappijen in nederland. Deze wet heeft tot gevolg dat bestuurders van dergelijke ondernemingen zeker moeten weten dat zij “in control” van hun onderneming zijn.

 De uitkomsten van het onderzoek van de bestuurders naar de interne controle op de financiële verslaggeving zal in het financiële jaarverslag gerapporteerd moeten worden.

Ook de accountant heeft hierbij een duidelijke rol. De accountant zal het onderzoek van de bestuurders moeten beoordelen. Daarnaast zal de accountant ook zelfstandig onderzoek doen naar de effectiviteit van de interne controle van betreffende onderneming.

Confidence biedt graag ondersteuning bij het onderzoek van de bestuurders van een onderneming naar de interne beheersing in het kader van SOX404. Voorts biedt Confidence graag ondersteuning bij het onderzoek door de accountant in het kader van SOX404.

Support bij verbetering externe verslaggeving

De samenleving stelt hogere eisen dan ooit aan de externe verslaggeving door maatschappelijke organisaties. Deze eisen staan in het teken van transparantie en vergelijkbaarheid. Op Europees niveau worden verslaggevingsregels voorgeschreven die voor steeds meer organisaties in Europa van kracht worden (zoals IFRS).

Daarnaast zijn er de laatste jaren op nationaal niveau diverse kwaliteitsstelsels ontwikkeld die grote invloed hebben op het ondernemersschap en de verantwoording daarover aan het maatschappelijk verkeer, zoals de Nederlandse corporate governance code (ook wel de Code Tabaksblat genoemd). De Code Tabaksblat is zelfs voorgeschreven voor in Nederland ter beurze genoteerde ondernemingen.

Door jarenlange ervaring in de openbare accountancy is Confidence deskundig op gebied van externe verslaggeving. Confidence neemt daarom graag deel in projecten die zijn gericht op het verbeteren van de opzet van externe verslaggeving.

Support bij opzetten en verbeteren management-informatie

Voor het maken van een goed keuze is juiste informatie doorslaggevend. Wanneer de juiste niet op tijd beschikbar komt, dan kan dit belangrijke consequenties hebben voor de juistheid of tijdigheid van het handelen van het management van een organisatie.

In dit verband is het voor het management allereerst van belang om een goede “planning & control-cyclus” te ontwikkelen. Hieronder wordt verstaan: het geheel an plannen, meten en terugkoppelen en bijsturen. Het uitgangspunt hierbij zijn de specifieke informatiebehoeften van het management en een goede afstemming hiervan met processen en systemen.

Een veel gebruikt instrument om snel zicht te krijgen op het functioneren van de organisatie is de “Balanced Business Scorecard”. Hierbij wordt op evenwichtige wijze in beeld gebracht of uw organisatie op koers ligt. Niet alleen wordt hierbij aandacht besteed aan financiële aspecten, maar ook aan informatie over de effectiviteit van processen, klantgerichtheid en innovatie.

Voorts is het voor elke ondernemer van groot belang om inzichtelijk te hebben welke product-markt-combinaties een positieve bijdrage leveren aan het bedrijfsresultaat en welke juist niet. In dit verband is het van belang dat bij de calculatie van kostprijzen (als basis voor de verkoopprijzen) gekozen wordt voor een methode waarbij alle kosten van de organisatie worden betrokken c.q. toegerekend. Ook het onderscheid tussen vaste en variabele kosten is hierbij van belang.

Confidence biedt graag ondersteuning op het gebied van:

• Ontwikkeling en verbetering van de Planning & Control-cyclus;

• Ontwikkeling van stuurinformatie;

• Kostprijsanalyse.